Отчёты для клиентов
Ежемесячный отчёт по часам, понятный клиенту
Каждый месяц каждый клиент получает отчёт о проделанной работе и потраченных на неё часах: по одной строке простым языком на тикет вместо вашей внутренней темы, использованные и оставшиеся часы, а также что вошло в план, а что оплачивается сверх него.
Как складывается отчёт
-
Пишите строку по ходу работы
Дайте каждому тикету одну строку простым языком для клиента, например: «Исправили письма с подтверждением бронирования, чтобы они доходили до гостей». В отчёте она показывается вместо темы тикета. Жирный шрифт, списки и ссылки — когда они к месту.
-
Записывайте время в тикете
Каждая запись учитывается в том месяце, когда была сделана работа: как входящая в план, оплачиваемая сверх плана или бесплатная.
-
Отправьте в конце месяца
Отправьте отчёт по почте — при желании со своим комментарием — тем контактам клиента, которым он нужен, или поделитесь его личной ссылкой. Navbatly напомнит, если отчёты за месяц ещё не ушли.
-
Клиент читает и просит ещё
Без входа в систему. По той же ссылке клиент может отправить вам новое обращение и увидеть, что он вам ещё должен.
Что показывает отчёт
-
Использованные и оставшиеся часы
По каждому плану поддержки — сколько часов доступно в этом месяце, сколько использовано и сколько осталось, с учётом перенесённых часов. По проекту — сколько бюджета уже израсходовано.
-
План и сверх плана — отдельно
Время, входящее в план, оплачиваемое сверх плана и бесплатное показано отдельно, поэтому счёт никого не удивит.
-
Выполнено и в работе
Работа, завершённая в этом месяце, и та, что ещё идёт: у каждой строки — её часы за месяц, подтикеты — под родительским тикетом.
-
Время ответа
Сколько обращений получили первый ответ в согласованный срок — если в договоре задано целевое время ответа.
-
Что должен сделать клиент
Задачи для клиента, которые он выполнил за месяц, и те, что ещё ожидают, с днями ожидания по каждой.
-
Только то, что вы выбрали
Никаких внутренних тем и заметок — и только те метки, которые вы отметили для показа в отчётах.
Вопросы об отчётах для клиентов
Увидит ли клиент внутренние заметки или темы тикетов?
Нет. В отчёте видна строка простым языком, которую вы пишете для каждого тикета. Темы, внутренние заметки и ответы остаются внутри Navbatly.
Может ли клиент посмотреть прошлые месяцы?
Да. На его личной ссылке есть выбор месяца. Уже отправленный отчёт остаётся таким, каким был отправлен, даже если записи времени потом изменятся.
Кто получает письмо?
Контакты клиента, которых вы отметили как получателей отчётов. Ссылкой также можно поделиться с кем угодно у клиента или отключить её.
Можно ли выгрузить цифры для выставления счетов?
Да. Выгрузите часы за месяц по договорам или все записи времени в CSV, а любой отчёт распечатайте или сохраните в PDF.
Что пишется в отчёте, если за месяц лимит часов превышен?
Отчёт показывает перерасход и что с ним стало по условиям договора: выставлен к оплате, перенесён на следующий месяц или списан. Подробнее — часы, которые правильно выставляются к оплате.
Отправляйте отчёт, который клиент действительно прочтёт
Создайте команду, добавьте клиента и запишите первые часы. Отчёт соберётся сам по ходу работы.